1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Top-Media z siedzibą w Polsce.
Kontakt: kontakt.topmedia@gmail.com
2. Zakres przetwarzanych danych
- Adres e-mail (rejestracja, płatności, komunikacja)
- Dane firmy i NIP (faktury VAT)
- Dane techniczne (adres IP, typ przeglądarki, logi dostępu)
- Dane kampanii reklamowych (za pośrednictwem Meta Ads API)
- Transkrypty rozmów AI (jeśli korzystasz z AI Recepcjonistki)
3. Cele i podstawy przetwarzania
- Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) — świadczenie usług SaaS, obsługa płatności
- Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) — wystawianie faktur VAT, archiwizacja dokumentów
- Uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — bezpieczeństwo systemów, wykrywanie nadużyć
- Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) — analityka (Google Analytics, Meta Pixel), cookies marketingowe
4. Podmioty przetwarzające dane (procesory)
W ramach świadczenia usług dane mogą być przekazywane do:
- Stripe, Inc. (USA) — przetwarzanie płatności; podlega standardowym klauzulom umownym UE
- Supabase, Inc. (USA) — hosting bazy danych; podlega standardowym klauzulom umownym UE
- Anthropic, PBC (USA) — przetwarzanie tekstu przez AI (Claude); dane nie są używane do treningu modeli
- Meta Platforms (USA) — reklamy Facebook/Instagram (tylko gdy korzystasz z Meta Ads)
- Apify Technologies — scraping danych publicznych (tylko dla Lead Engine)
- Vapi, Inc. (USA) — AI obsługa połączeń telefonicznych (tylko dla AI Recepcjonistki)
- Resend, Inc. — wysyłka e-mail transakcyjnych
- Vercel, Inc. (USA) — hosting aplikacji; dane w regionie UE
5. Okres przechowywania danych
- Dane konta — przez czas trwania umowy + 5 lat (obowiązek podatkowy)
- Faktury i dane finansowe — 5 lat od końca roku podatkowego
- Logi systemowe — 90 dni
- Dane kampanii reklamowych — do cofnięcia zgody lub zakończenia współpracy
- Transkrypty rozmów AI — 12 miesięcy, chyba że Klient wcześniej zażąda usunięcia
6. Prawa przysługujące osobom, których dane dotyczą
Na podstawie RODO przysługuje Ci prawo do:
- Dostępu do swoich danych osobowych
- Sprostowania danych nieprawidłowych
- Usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym")
- Przenoszenia danych do innego administratora
- Ograniczenia przetwarzania
- Sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie
- Cofnięcia zgody w dowolnym momencie (nie wpływa na zgodność przetwarzania sprzed cofnięcia)
Wnioski kieruj na: kontakt.topmedia@gmail.com. Odpowiedź w ciągu 30 dni. Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).
7. Cookies
Używamy plików cookies w następujących celach:
- Niezbędne — sesja logowania, preferencje aplikacji (nie wymagają zgody)
- Analityczne — Google Analytics: anonimowe statystyki ruchu (wymagają zgody)
- Marketingowe — Meta Pixel: remarketing i pomiar konwersji (wymagają zgody)
Możesz wycofać zgodę na cookies w dowolnym momencie klikając “Zarządzaj cookies” w stopce lub usuwając cookies w ustawieniach przeglądarki.
8. Przekazywanie danych poza EOG
Niektórzy z naszych partnerów (Stripe, Supabase, Anthropic, Vercel) mają siedzibę w USA. Przekazywanie danych odbywa się na podstawie Standardowych Klauzul Umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub w ramach odpowiednich decyzji stwierdzających odpowiedni poziom ochrony.
9. Zmiany polityki prywatności
O istotnych zmianach poinformujemy e-mailem z 14-dniowym wyprzedzeniem. Aktualna wersja dostępna jest zawsze pod adresem /polityka-prywatnosci.